Akkreditoitu sertifiointi

Sertifioitu johtamisjärjestelmä tukee matkaasi kohti liiketoiminnan parantamista ja joustavuutta. Sitä käytetään usein myös sopimusehtona. Mitä on akkreditoitu sertifiointi ja miten sertifiointiprosessi toimii?

Akkreditointi

Akkreditointi todentaa sertifiointitahon pätevyyden. Akkreditointikriteerien täyttämiseksi akkreditointiviranomainen arvioi sertifiointitahon todentaakseen, että se täyttää voimassa olevat vaatimukset. Tämä on viranomaisten tapa auditoida auditoijia, myös DNV:n kaltaisia sertifioijia.

Kolmannen osapuolen akkreditoima sertifiointi

Johtamisjärjestelmien akkreditoitua sertifiointia käytetään osoittamaan standardin noudattaminen luotettavalla tavalla. Akkreditoidun kolmannen osapuolen sertifiointitahon käyttäminen osoittaa, että auditointiyritys täyttää akkreditoivan viranomaisen asettamat laatuvaatimukset.

Risk Based Certification™ -menetelmä

Riskiperusteinen sertifiointi on lähestymistapamme kaikkien johtamisjärjestelmien sertifiointiin. Tieto, mihin parannustoimiin on keskityttävä, on tärkeää. Siten voit hallita riskitekijöitä, jotka voivat uhata liiketoimintasi menestystä. Ennen auditointia annat tiedoksemme, mitkä toimintaprosessit ovat liiketoimintasi menestyksen kannalta ratkaisevimpia. Arvioimme sitten, miten hyvin johtamisjärjestelmäsi tukee painopistealueitasi.

Riskiperusteisen sertifiointimenetelmämme avulla prosessi suunnitellaan siten, että standardin vaatimusten noudattamisen lisäksi arvioidaan myös valitsemasi liiketoimintariskit. Lopputuloksena on edelleen sertifikaatti - jos johtamisjärjestelmä todetaan vaatimustenmukaiseksi - mutta parannusprosessiin on lisätty uusi ulottuvuus.

Miten saan DNV:n sertifioinnin?

Onnistunut johtamisjärjestelmä on sellainen, jota parannetaan jatkuvasti. Sekä johtamisjärjestelmääsi että sertifikaattia on ylläpidettävä. Siksi akkreditoitu sertifiointi koostuu kolmivaiheisesta syklistä:

• ensimmäinen sertifiointi
• määräaikaisarvioinnit ja sertifikaatin vuosittainen ylläpito
• uudelleensertifiointi kolmen vuoden välein.

Ensimmäinen sertifiointi

1. Alkukeskustelu
Jotta voimme toteuttaa auditoinnin, meidän on tiedettävä, mikä on organisaatiollesi tärkeää. Meidän on saatava selkeä käsitys liiketoimintastrategiastanne ja olosuhteista, jotka vaikuttavat kykyynne saavuttaa kyseinen strategia. Tämän jälkeen määritetään 1-3 painopistealuetta, joihin arvioinnissa keskitytään. Painopistealueiden tulisi liittyä johtamisjärjestelmään ja kuvastaa teille tärkeimpiä riskejä tai mahdollisuuksia. Painopistealueista sopiminen on yhteistyötä, ja auditoijamme voivat tarvittaessa auttaa ehdottamaan painopistealueita. Ylimmän johdon tulisi olla mukana tässä vaiheessa.

2. Asiakirjojen tarkastelu
Johtava auditoijamme arvioi johtamisjärjestelmäsi asiakirjat. Asiakirjojen tarkastuskertomuksessa esitetään yhteenveto prosessin havainnoista.Raportti osoittaa, onko organisaatiosi valmis jatkamaan sertifiointiauditointia. Asiakirjojen tarkastelu voidaan suorittaa ennen alkuperäistä tarkastuskäyntiä tai osana sitä.

3. Alustava käynti
Ennen varsinaista sertifiointiauditointia teemme yleensä alustavan käynnin organisaatiossasi. Alustava käynti voidaan yhdistää asiakirjojen tarkastukseen. Alustavalla käynnillä on kaksi tarkoitusta:

• Tarkistetaan, että olet valmis sertifiointiauditointiin, eli tarkastetaan käsikirjat, tarkistetaan menettelyt, tutustutaan tiloihisi ja tarkastetaan lyhyesti johtamisjärjestelmäsi täytäntöönpano.
• Tarkastellaan painopistealueiden tietoja ja sovitaan yhdestä kolmeen painopistealuetta, joihin tarkastus keskittyy.

Tämän perusteella sovitaan arvioinnin laajuus ja arviointisuunnitelma.

4. Sertifiointiauditointi
Sertifiointiauditointi koostuu epävirallisista haastatteluista, arvioinnista, järjestelmän toiminnan havainnoinnista ja asiaankuuluvien asiakirjojen tarkastamisesta. Prosessin aikana arvioimme, missä määrin johtamisjärjestelmäsi täyttää valitun standardin vaatimukset ja miten hyvin se toimii yksilöidyillä painopistealueilla. Kun järjestelmä todetaan vaatimustenmukaiseksi, myönnämme sertifikaatin. Sertifikaatti myönnetään DNV:n suojatussa sertifikaattivarastossa, jotta varmistetaan jäljitettävyys ja luotettavuus kaikkien sidosryhmien kanssa. Havainnot, mukaan lukien poikkeamat, ja johtopäätökset esitellään auditoinnin päätteeksi päätöskokouksessa ja sisällytetään auditointiraporttiin. Auditoinnin jälkeen sinun on korjattava poikkeamat ja vastattava niihin sovitussa määräajassa.

5. Sertifiointipäätös ja sertifikaatin antaminen
Johtava auditoijamme tarkistaa, että olet korjannut poikkeamat asianmukaisesti. Myönteisen tuloksen perusteella hän suosittelee sertifiointia. Sertifiointipäätös tehdään DNV:n riippumattoman sisäisen tarkastelun jälkeen. Myönteisen päätöksen jälkeen saatte sertifikaatin.

Sertifikaatin vuosittainen ylläpito

Tässä vaiheessa olet suorittanut ensimmäisen sertifioinnin ja voit siirtyä sertifioinnin ylläpitoon. Sertifioinnin soveltamisalaa voidaan joutua muuttamaan kolmen vuotisen sertifiointisyklin aikana. Jos soveltamisalaa laajennetaan, prosessi aloitetaan uudelleen kohdasta 2, jossa asiakirjat tarkastetaan (tarvittaessa), ja sen jälkeen noudatetaan tavanomaista prosessia kohdasta 4 alkaen (soveltamisalan laajennuksen) sertifiointiauditoinnilla.

Määräaikaistarkastukset

Kunkin myönnetyn sertifikaatin voimassaoloaika on pääsääntöisesti kolme vuotta. Sertifioinnin jälkeen suunnittelemme määräaikaistarkastusten aikataulun säännöllisiä tarkastuksia varten kolmen vuoden aikana. Näissä auditoinneissa vahvistetaan, että yrityksesi noudattaa jatkuvasti tiettyjä vaatimuksia, jotka on asetettu standardissa, sekä arvioidaan samalla suorituskykyä valituilla painopistealueilla. Määräaikaistarkastuksia on vähintään kerran vuodessa.

Uudelleensertifiointi

Kun kolme vuotta on kulunut, sertifiointisi voimassaoloa jatketaan uudelleensertifiointiauditoinnilla ja sen vaatimilla toimilla.

Sertifikaatin pidättäminen tai peruuttaminen

Mitä tapahtuu, jos organisaatio ei ylläpidä johtamisjärjestelmäänsä ja sertifiointia?

DNV:llä on avoin menettely sertifikaatin pidättämistä tai peruuttamista varten. Tätä sovelletaan tilanteissa, joissa organisaatio jatkuvasti ja vakavasti laiminlyö johtamisjärjestelmästandardin noudattamisen tai muissa tilanteissa, jotka on määritelty sertifikaattien pidättämistä ja peruuttamista koskevassa menettelyssä.

Sertifiointipäätöksen tekeminen

Sertifioinnin laajuudesta sovitaan sertifiointiprosessin alkuvaiheessa. Sertifioinnin soveltamisalaa voidaan kuitenkin joutua laajentamaan tai supistamaan esimerkiksi yritysostojen, supistusten, uusien toimialojen lisäämisen jne. vuoksi. Päätöksen alkuperäisen sertifioinnin myöntämisestä, sertifioinnin uusimisesta tai sertifioinnin soveltamisalan laajentamisesta tai supistamisesta tekee DNV:n pätevä ja valtuutettu henkilöstö, joka ei ole sama kuin auditoinnin suorittaja. Päätös perustuu sertifiointiprosessin ja siihen liittyvien asiakirjojen tarkasteluun. Samanlaista uudelleentarkastelua sovelletaan myös tapauksissa, joissa sertifikaatti väliaikaisesti pidätetään, palautetaan tai peruutetaan.