10 askelta sertifiointiin

1. Tunnista avaintekijät
Onnistumisen kannalta on olennaista, että organisaation johto tunnistaa avaintekijät, joiden vuoksi johtamisjärjestelmä toteutetaan.

2. Standardi
Ostakaa yrityksen käyttöön oma standardi.

3. Määrittele strategia
Johdon tulee määritellä strategia ja sitoutua siihen, jotta johtamisjärjestelmä saadaan vietyä menestyksekkäästi osaksi organisaation toimintaa. Kannattaa aloittaa organisaation tavoitteiden ja toimintapolitiikan määrittelystä. Standardi antaa lisätietoa määrittelyihin kohdistuvista vaatimuksista. Varmistakaa, että yrityspolitiikassa esitetyt vaatimukset ovat mitattavissa ja, että niillä pystytään osoittamaan jatkuvaa parantamista.

4. Hyvä suunnittelu tarjoaa resursseja johtamisjärjestelmän kehittämiseen
Tarvittavat resurssit tulisi olla saatavilla ja aikataulu tulee miettiä realistisesti. Vastuut olisi hyvä jakaa organisaatiossa niin, ettei niitä ole kohdistettu ainoastaan turvallisuus-, laatu- tai ympäristöpäälliköille. Sertifioinnin toteuttamisen vuoksi ei tarvitse laatia erillistä projektia, mutta usein se on systemaattinen tapa havaita tarpeet ja viedä johtamisjärjestelmä osaksi organisaation toimintaa.

5. Tunnista prosessit
Sertifiointi edellyttää, että organisaatio kuvaa prosessien ja johtamisjärjestelmä vuorovaikutuksen. Tämä voidaan toteuttaa yksinkertaisimmillaan laatimalla prosessikartta omasta organisaatiosta. Kartan pitäisi ilmaista avainprosessit sekä niille osoitetut resurssit ja johtamisjärjestelmän valvonta, dokumentointi ja tallenteet. Varmista, että prosessikartan sisältö on käyty läpi koko organisaation toiminnassa ja, ettei mitään alueita tai rajapintoja ole jäänyt huomioitta. Kun järjestelmä on kehitetty, tulee prosessikarttaa käyttää, tarkistaa ja päivittää.

6. Määrittele koulutustarpeet
Sertifiointi edellyttää, että työntekijöillä jotka työskentelevät johtamisjärjestelmän piirissä on oltava riittävä ja asianmukainen osaaminen. Kaikkien tiiminjohtajien, työntekijöiden ja sisäisten auditoijien pitää täyttää pätevyysvaatimukset ja toisinaan ulkoinen koulutus on tarpeen. Pätevyyden ja osaamisen varmistamiseksi on tarjolla erilaisia kursseja ja työpajoja. Organisaationne on hyvä muistaa määritellä, miten voitte osoittaa koulutuksen vaikuttavuuden.

7. Johtamisjärjestelmän dokumentoinnin kehittäminen
Sertifiointi edellyttää dokumenttien ja tiedostojen hallintaa ja myös tiettyjä tallenteita. Vaikka sertifioinnin onnistumiseen tarvitaan dokumentoituja menettelyjä, turhan yksityiskohtaisten asiakirjojen laatiminen ei ole tarkoituksenmukaista. Tarvittavat menettelyt tulisi laatia ja kehittää yhdessä kyseisiä työtehtäviä tekevien henkilöiden kanssa.

8. Ota johtamisjärjestelmä käyttöön
Johtamisjärjestelmän toteuttamisen onnistuminen tulee mitata ja tallentaa sisäisten auditointien avulla. Johdon katselmus tulee suorittaa, jotta voidaan varmistaa, että järjestelmä on soveltuva, riittävä sekä tehokas. Johdon katselmus on eräs avaintekijöistä joiden avulla voidaan osoittaa johtamisjärjestelmän käyttöönotto. Tarpeet korjaaville toimenpiteille tulee tunnistaa, toteuttaa ja niistä tulee syntyä tallenteita.

9. Haluatko esiarvioinnin?
Auditointia edeltävä esiarviointi tai GAP-nykytila-analyysi voi auttaa organisaatiotanne löytämään ne puutteet, joita saattaa vielä esiintyä standardin vaatimusten ja toimintamallien välillä. Esiarviointi voidaan toteuttaa myös varsinaisen sertifiointiprosessin ulkopuolella.

10. Kohti sertifiointia
Ainoastaan akkreditoitu sertifiointi on kansallisesti ja kansainvälisesti tunnustettua ja valvottua toimintaa. Akkreditointi varmistaa sertifiointikumppanin pätevyyden. Varsinainen sertifiointiprosessi on kaksiosainen. Ensimmäisen vaiheen auditointi tapahtuu yleensä päätoimipaikassa, jossa käydään läpi yrityksenne dokumentaatio sekä arvioidaan sertifiointivalmius. Toisessa vaiheessa auditoidaan toimintaa laajemmin ja arvioidaan miten organisaation johtamisjärjestelmä vastaa standardivaatimuksiin. Akkreditoitu sertifikaatti voidaan myöntää heti kun toinen vaihe on suoritettu menestyksekkäästi, eli kaikki mahdolliset poikkeamat on suljettu.

Sertifiointikumppani kannattaa valita huolella ja keskustelu sertifiointiprosessista kannattaa aloittaa hyvissä ajoin.