Pidättäminen: Sertifikaatin väliaikainen mitätöinti

Peruuttaminen: Sertifikaatin pysyvä mitätöinti

Pidättämisen tai peruuttamisen aloittaminen

DNV voi aloittaa pidättämisen tapauksissa, joissa:

1. Esimerkiksi sertifioidut johtamisjärjestelmät ovat jatkuvasti ja vakavasti epäonnistuneet sertifiointivaatimusten täyttämisessä:
   Vaatimustenvastaisuuksien tunnistaminen on epäonnistunut ja niihin ei ole reagoitu riittävästi.
                                     
   - Johtamisjärjestelmä ei vastaa nykyistä organisaatiota ja prosesseja, esim. muutosten, yritysostojen, monipuolistumisen jne. seurauksena.
   - Suurin osa hallintajärjestelmästä ei ole pantu täytäntöön
   
   
2. Määräaikaisauditointeja ja uudelleensertifiointiauditointeja ei voida suorittaa vaaditun tiheyden mukaisesti tai aikataulun mukaisesti.
3. Esimerkiksi allekirjoitetun sertifiointisopimuksen ehtojen rikkominen:
    
   - Maksujen maksamatta jättäminen.
   - Sertifiointimerkin virheellinen käyttö ja viittaus sertifiointiin.
   
   
4. Asiakas pyytää vapaaehtoisesti väliaikaista pidättämistä
5. Viranomaisilta tai vastaavilta saadaan todisteita, jotka voivat vaikuttaa esimerkiksi sertifikaatin asemaan:
   
   - Todisteet siitä, että sertifioidun johtamisjärjestelmän kannalta merkityksellisiä sääntelyn/lainsäädännön vaatimuksia ei ole noudatettu.
   - Todisteet tehottomasta johtamisjärjestelmästä vakavien vaaratilanteiden/onnettomuuksien varalta.

Sertifikaatin myöntäneen DNV:n yksikön johto ja valtuutettu henkilöstö päättävät toteutettavista toimista todisteiden tarkastelun ja asianmukaisen harkinnan perusteella. Jos päätös sertifikaatin pidättämisestä tehdään, on noudatettava jäljempänä esitettyä menettelyä.

Ensimmäisenä toimenpiteenä on yleensä sertifikaatin pidättäminen, minkä jälkeen se peruutetaan, jos ongelmaa ei ole ratkaistu määräajassa. Tapauksen vakavuudesta riippuen DNV voi päättää peruuttaa sertifikaatin suoraan.

Jos johtamisjärjestelmän puutteet liittyvät organisaation tiettyyn osaan, tiettyihin tuotteisiin jne., DNV voi myös harkita sertifioinnin soveltamisalan supistamista vaihtoehtona keskeyttämiselle. DNV voi myös halutessaan antaa asiakkaalle vain varoituksen siitä, että pidättämistä harkitaan.

Väliaikainen pidättäminen

Sertifikaatin voimassaolon pidättämistä koskevasta päätöksestä ilmoitetaan asiakkaalle virallisella kirjeellä. Kirjeessä on mainittava:

• Lausunto sertifikaatin voimassaolon keskeyttämistä koskevasta päätöksestä, johon sisältyy asianmukainen kuvaus tilanteesta, perustelut ja viittaus objektiiviseen näyttöön.
• Oikeus vastata ja valittaa päätöksestä. Vastaus- ja valitusaika on yleensä 10 työpäivää. Päätökseen voi hakea muutosta valitusmenettelyn kautta.

1. Pidättämisen yhteydessä saadaan viranomaisilta tms. todisteita, jotka voivat vaikuttaa sertifikaatin asemaan, esimerkiksi seuraavasti: 

• alkamispäivä (yleensä kirjeen vastaanottopäivästä).
• keskeytyksen peruuttamiseksi vaadittavien toimien ehdot ja määräpäivä sekä seuraukset, jos tyydyttäviä toimia ei toteuteta.
• DNV:n seurantakeinot, joilla varmistetaan, että ehdot on täytetty ja tarvittavat korjaavat toimenpiteet on toteutettu.
• maininta siitä, että sertifikaatti on mitätön pidättämisen aikana ja että kaikkien sellaisten mainosmateriaalien käyttö, joissa viitataan sertifikaattiin/sertifiointiin, on kielletty keskeytyksen aikana.
• ilmoitus siitä, että sekä asiakkaan että DNV:n on ilmoitettava kaikille kysyjille, että sertifikaatin voimassaolo on keskeytetty.

Sertifikaatti voidaan väliaikaisesti pidättää enintään kuudeksi (6) kuukaudeksi.

Seuranta

DNV tarkistaa, että ehdot täyttyvät ja vaaditut korjaavat toimet toteutetaan.

Tämän tarkastuksen perusteella DNV joko:

• ilmoittaa positiivisen tuloksen, peruuttaa pidättämisen ja ilmoittaa sertifikaatin voimassa olevaksi.
• ilmoittaa negatiivinen tulos, koska pidättämiseen johtaneita ongelmia ei ole ratkaistu. Tämä tilanne johtaa yleensä sertifikaatin lopulliseen peruuttamiseen (ks. jäljempänä).
• kummassakin tapauksessa asiakas saa kirjeen, jossa vahvistetaan tulos.

Peruuttaminen

Sertifikaatin peruuttaminen on aloitettava, jos:

• asiakas ei täytä pidättämisen ehtoja
• pidättämistä ei pidetä riittävänä toimenpiteenä.

Sertifikaatin peruuttamista koskevasta päätöksestä on ilmoitettava asiakkaalle virallisesti, ja siinä on mainittava myös seuraavat vaatimukset:

• lopettaa sertifiointimerkin käytön ja kaikki viittaukset sertifiointiin.
• palautaa sertifikaatti/-tit ja jäljennökset DNV:lle.
• asiakkaalla on oikeus hakea muutosta. Valitus voidaan tehdä valitusmenettelyn kautta.