Mikä on ISO-auditointi?
Yleensä ISO-auditoinniksi kutsuttu auditointi ei itse asiassa ole sellainen. Kyseessä on pikemminkin ISO-standardin mukaisen johtamisjärjestelmän auditointi, jonka suorittaa joko yrityksen henkilökunta, jos kyseessä on sisäinen auditointi, tai kolmannen osapuolen sertifiointielin, kuten DNV, jos kyseessä on ulkoinen auditointi. Se on kuitenkin keskeinen osa ISO-sertifioinnin noudattamista ja ylläpitämistä.
ISO-auditointi: merkitys ja määritelmä
Nykyisin on saatavilla laaja valikoima ISO--johtamisjärjestelmästandardeja, jotka kattavat niinkin erilaisia asioita kuin laatu, tietoturva, ympäristö, työterveys ja -turvallisuus ja monia muita. Näihin viitataan usein asianmukaisilla ISO-standardien numeroilla, kuten ISO 9001, ISO/IEC 27001, ISO 14001 ja ISO 45001.
ISO-auditointi on systemaattinen prosessi, jossa kerätään auditointiaineistoa. Aineisto sitten arvioidaan objektiivisesti, jotta voidaan määritellä, missä määrin auditointikriteerit täyttyvät. Auditointi on olennainen osa organisaation johtamisjärjestelmää, joka auttaa arvioimaan ISO-standardien täytäntöönpanon tehokkuutta ja tunnistamaan parannuskohteita.
Miksi ISO-auditointi on tärkeä?
ISO-standardin mukaisen johtamisjärjestelmän käyttöönotto ja sertifioinnin hankkiminen on yleensä yrityksen vapaaehtoista toimintaa. Joissakin tapauksissa se voi kuitenkin olla välttämätön paikallisen tai kansallisen sääntelyn noudattamiseksi. Useimmiten sitä voidaan pitää ”kaupankäynnin edellytyksenä”, koska toimitusketjun kumppanit, asiakkaat ja muut sidosryhmät vaativat todisteita siitä, että organisaatio soveltaa parhaita käytäntöjä ja on sitoutunut parantamaan suorituskykyään jatkuvasti esimerkiksi tuotteiden ja palvelujen, ympäristön ja tietoturvan osalta. Se voi auttaa myös kestävän kehityksen osalta, kuten ESG-periaatteiden ja asiaankuuluvien kestävän kehityksen tavoitteiden (SDG) täyttämisessä.
ISO-auditoinnit ovat olennainen osa prosessia, koska niiden tarkoituksena on valvoa ja varmistaa, että organisaation prosessit ovat linjassa määriteltyjen ISO-standardien kanssa, ja varmistaa, että järjestelmä on tehokas ja toimiva. Lisäksi auditoinneissa tunnistetaan riskit ja vaatimustenvastaisuudet sekä tarjotaan mahdollisuuksia järjestelmän jatkuvaan parantamiseen.
ISO-auditoinnin tyypit
ISO-auditointeja on kahdenlaisia:
Sisäiset auditoinnit
Sisäiset auditoinnit tunnetaan myös nimellä ensimmäisen osapuolen auditoinnit, ja niitä toteuttavat organisaation omat koulutetut sisäiset auditoijat itsearviointia ja parantamista varten.
Kaikissa ISO-johtamisjärjestelmästandardeissa edellytetään, että organisaatiot suorittavat sisäisiä auditointeja. Lyhyesti sanottuna vaatimus on, että organisaation on suunniteltava, laadittava, toteutettava ja ylläpidettävä auditointiohjelma(t), joka sisältää auditointien tiheyden, menetelmät, vastuut, suunnitteluvaatimukset ja raportoinnin. Sisäiset auditoinnit ovat tärkeä johtamisen väline, jonka avulla voidaan seurata suorituskykyä ja tunnistaa parannusmahdollisuuksia.
ISO 19011-standardissa annetaan hyödyllisiä ohjeita auditointiprosessia varten.
Ensimmäinen sisäinen auditointi tehdään yleensä järjestelmän perustamisen ja käyttöönoton alkuvaiheessa. Sisäisten auditointien sarja on myös ennakkoedellytys ennen sertifiointiauditoinnin aloittamista.
Saattaa olla järkevää, että sertifiointielin/rekisteröijä arvioi alustavasti organisaation johtamisjärjestelmän toteuttamisen. Tarkoituksena on havaita alueet, joilla on poikkeamia tai heikkouksia, ja mahdollistaa näiden alueiden korjaaminen ennen akkreditoidun sertifiointiprosessin aloittamista.
Lue lisää DNV:n sisäisen auditoijan koulutuksesta.
Sertifiointiauditointi
Sertifiointi tai ”ulkoinen” auditointi on kolmannen osapuolen sertifiointielimen suorittama auditointi, jonka tarkoituksena on varmistaa, että johtamisjärjestelmä on tietyn ISO-standardin vaatimusten mukainen. Onnistuneen sertifiointiauditoinnin tuloksena johtamisjärjestelmä saa sertifikaatin, joka osoittaa sidosryhmille, että järjestelmä on riippumattomasti arvioitu tehokkaaksi.
Auditoinnit voivat olla aikaa vieviä ja kalliita, joten jos organisaatio on ottanut käyttöön useita johtamisjärjestelmiä, kannattaa harkita integroidun johtamisjärjestelmän auditointia. Useimmissa yleisesti hyväksytyissä ISO-johtamisjärjestelmästandardeissa käytetään yhdenmukaista rakennetta, yhteisiä termejä ja samoja ydinvaatimuksia. Tämä parantaa käytettävyyttä ja auttaa organisaatiota yhdistämään osan tai kaikki johtamisjärjestelmänsä yhdeksi integroiduksi järjestelmäksi.
Mitä virheitä kannattaa välttää ISO-auditoinneissa
Standardoitujen johtamisjärjestelmien käyttöönottoa organisaatiossa pidetään nykyaikaisena tapana harjoittaa liiketoimintaa, mutta se voi olla joillekin yrityksille suuri askel. Huono auditointien laatu johtuu useimmiten suunnittelun ja valmistelun puutteesta, riittämättömästä viestinnästä ja asiaankuuluvan henkilöstön osallistumisesta sekä riittämättömästä dokumentoinnista ja kirjanpidosta. Auditoinnin jälkeen on myös vältettävä havaittujen vaatimustenvastaisuuksien ja korjaavien toimien seurannan laiminlyöntiä.
Auditoijan tai auditointiryhmän pätevyys on tärkeä tekijä tehokkaan ja tuloksellisen auditoinnin varmistamiseksi. Kun organisaatio laatii auditointiohjelmaa, sen olisi varmistettava, että se nimeää auditoijat, joilla on auditoitavaan alueeseen liittyvä koulutus ja pätevyys. Auditointiryhmän jäsenet ovat mieluiten osallistuneet sertifiointielimen tai muun koulutuksen tarjoajan järjestämälle sisäisen auditoijan kurssille. DNV tarjoaa koulutusta sisäisille auditoijille.
Koulutettu tiimi auttaa välttämään useimmat yleisimmät virheet, joita voi tapahtua ennen auditointia, sen aikana ja sen jälkeen. Auditoijan laadun ja pätevyyden merkitystä ei pidä unohtaa. Auditointi kokoaa yhteen ihmisiä, joilla on erilainen esimiestaso, ja joissakin tapauksissa jotkut saattavat pitää auditointia tunkeutumisena tai heidän kykyjensä ja menetelmiensä kyseenalaistamisena. On tärkeää, että auditointiryhmä pystyy selviytymään tällaisista tilanteista.
Ymmärtämällä ISO-auditointien tarkoituksen, merkityksen, standardit, tyypit ja yleiset sudenkuopat organisaatiot voivat paremmin valmistautua näihin arviointeihin ja hyötyä niistä, mikä johtaa lopulta laadun ja suorituskyvyn paranemiseen.
