PDCA: riskienhallinnan koko sykli

JAA:

PDCA-sykli (Plan-Do-Check-Act) on nelivaiheinen johtamismenetelmä, jota käytetään prosessien ja tuotteiden valvontaan ja jatkuvaan parantamiseen. Menetelmän esitteli ensimmäisenä yhdysvaltalainen insinööri ja liiketeoreetikko William Edwards Deming, ja myöhemmin organisaatiot, jotka ottavat käyttöön parhaan käytännön standardin mukaisen johtamisjärjestelmän, ovat ottaneet sen laajalti käyttöön.

Mikä on Plan-Do-Check-Act-sykli?

PDCA-sykli ei ole yksittäinen kertaluonteinen prosessi, vaan se on tarkoitettu jatkuvaksi suunnittelun, tekemisen, tarkistamisen ja toiminnan silmukaksi.

Yleiset vaiheet ovat suunnitelma, toteutus, tarkistus ja toiminta ja ensimmäisenä vaiheena on määritellä tarkoitus ja mittarit, joilla sen onnistumista mitataan. Tämän jälkeen suunnitelma pannaan täytäntöön, minkä jälkeen analysoidaan tiedot siitä, miten onnistuttiin tai ei onnistuttu saavuttamaan alkuperäinen tavoite, ja lopuksi toimitaan mahdollisten muutosten tai parannusten toteuttamiseksi.

Menetelmä on otettu laajalti käyttöön organisaatioissa, jotka haluavat ottaa käyttöön järjestelmällisen lähestymistavan riskienhallintaan ja jotka pyrkivät ottamaan käyttöön johtamisjärjestelmän ja sertifioimaan sen ISO-standardin tai muiden tunnustettujen parhaiden käytäntöjen mukaisesti.

Milloin PDCA-mallia käytetään?

PDCA-sykliä voidaan käyttää eri tarkoituksiin, kuten laadunvalvontaan, prosessien parantamiseen ja muutoksen toteuttamiseen. Se on erityisen hyödyllinen tilanteissa, joissa tarvitaan toistuvaa lähestymistapaa ongelmanratkaisuun.  Tämän vuoksi se on ihanteellinen työkalu organisaatioille, kun ne kehittävät ja ylläpitävät vaatimustenmukaista johtamisjärjestelmää, jossa jatkuva parantaminen on keskeistä.

Neljä askelta PDCA-syklissä

Johtamisjärjestelmien kehittämisessä ja toteuttamisessa prosessin jakaminen osiin auttaa selventämään PDCA-syklin kunkin vaiheen vaatimuksia, kun yritykset pyrkivät jatkuvasti parantamaan toimintaansa ja hakemaan kolmannen osapuolen sertifiointielimen myöntämää sertifiointia tunnustetun standardin mukaisesti. Tällöin vaatimukset asetetaan valitun johtamisjärjestelmästandardin, esimerkiksi ISO-standardin, kuten ISO 9001 (laatu) tai ISO 14001 (ympäristö) mukaan.

Suunnitele

Suunnitteluvaiheeseen kuuluu tavoitteiden asettaminen organisaation toimintaperiaatteiden pohjalta, riskinarviointien tekeminen ja haluttujen tulosten saavuttamiseen tarvittavien prosessien määrittäminen.

Tämä sisältyy ISO-standardien vaatimuksiin, ja jos otamme esimerkkinä laadunhallintajärjestelmän (QMS) sen tulisi sisältää seuraavat seikat:

• Organisaation kontekstin ymmärtäminen: Tunnistetaan sisäiset ja ulkoiset tekijät, jotka voivat vaikuttaa QMS:n tavoitteisiin ja tuloksiin.
• Asianomaisten osapuolten tarpeiden ja odotusten määrittäminen: Tunnistetaan, keitä asianomaiset osapuolet ovat ja mitkä ovat heidän tarpeensa ja odotuksensa.
• QMS:n soveltamisalan määrittäminen: Määritellään QMS:n rajat ja sovellettavuus sen soveltamisalan määrittämiseksi.
• QMS:n suunnittelu: Laaditaan laatutavoitteet ja suunnitellaan, miten ne saavutetaan, ottaen huomioon riskit ja mahdollisuudet.
• Laatutavoitteet ja niiden saavuttamisen suunnittelu: Aseta mitattavissa olevat laatutavoitteet ja suunnittele niiden saavuttamiseksi tarvittavat toimet.
• Muutosten suunnittelu: Suunnitellaan laadunhallintajärjestelmään tehtävät muutokset hallitusti. Tämä on lähes aina syklin monimutkaisin osa, koska se edellyttää perusteellista ymmärrystä siitä, mitä järjestelmiä mahdollisesti on jo käytössä ja mikä on lopullinen tavoite.

Toteuta

Toteutusvaiheessa pannaan suunnitelma täytäntöön, toteutetaan prosessit, valmistetaan tuote ja kerätään tietoja tarkastusta ja seuraavaa toimintavaihetta varten.

Pohjimmiltaan tästä pitäisi tulla organisaation rutiinityöskentelyä, mutta sen pitäisi olla riittävän joustava, jotta ennakoimattomat olosuhteet ja tapahtumat voidaan ottaa huomioon. Ihannetapauksessa olisi olemassa varasuunnitelma mahdollisten epätavallisten tilanteiden varalle.

Tarkista

Tarkistusvaiheessa keskitytään johtamisjärjestelmän suorituskyvyn seurantaan ja arviointiin, ja laadunhallintajärjestelmän osalta siihen olisi sisällyttävä:

1. Seuranta, mittaaminen, analysointi ja arviointi: Organisaatioiden on määriteltävä, mitä on seurattava ja mitattava, mitkä ovat seurannan, mittaamisen, analysoinnin ja arvioinnin menetelmät ja milloin ne olisi toteutettava.
2. Sisäinen auditointi: Sisäisten auditointien suorittaminen suunnitelluin väliajoin, jotta saadaan tietoa siitä, onko QMS organisaation omien vaatimusten ja ISO 9001 -standardin mukainen ja onko se tehokkaasti toteutettu ja ylläpidetty. Lue lisää DNV:n sisäisen auditoijan koulutuksesta.
3. Johdon katselmus: Ylimmän johdon on tarkasteltava organisaation QMS:ää suunnitelluin väliajoin varmistaakseen sen jatkuvan soveltuvuuden, riittävyyden, tehokkuuden ja yhdenmukaisuuden organisaation strategisen suunnan kanssa.

Näillä vaatimuksilla varmistetaan, että laadunhallintajärjestelmä toimii tarkoitetulla tavalla, ja niiden perusteella voidaan tunnistaa parannuskohteet.

Toimi

Toimintavaiheessa organisaatio toteuttaa tarvittavat muutokset varmistaakseen, että se on standardin mukainen, ja kehittää jatkuvasti toimintaansa. Tämä voi tarkoittaa, että suunnitelmaan tehdään muutoksia ja sykli aloitetaan uudelleen.

Toimissa, kuten auditoinneissa, johdon arvioinnissa ja seurantaindikaattoreissa, voidaan havaita alueita, joilla tarvitaan parannuksia, ja ne voivat johtaa vaatimustenvastaisuusilmoitusten (tai vaatimustenvastaisuusilmoitusten) tekemiseen. Saattaa olla, että prosesseissa on heikko kohta, jota on tarkistettava. Näihin on puututtava tietyn ajan kuluessa, jotta vaatimustenvastaisuus voidaan poistaa, jos se havaitaan osana sertifiointielimen ulkoista auditointia.

Esimerkki PDCA:sta

PDCA-sykli on laadunhallintajärjestelmän tai minkä tahansa muun johtamisjärjestelmän kulmakivi, jonka yritys haluaa ottaa käyttöön. Se tarjoaa selkeät ja tiiviit puitteet muutoksen hallintaan ja jatkuvan parantamisen varmistamiseen organisaatiossa. Se on kuitenkin monipuolinen väline, jota voidaan soveltaa lähes mihin tahansa tilanteeseen, jossa pyritään parantamiseen.